Een AFAS GetConnector leest gegevens uit AFAS; een UpdateConnector schrijft gegevens naar AFAS. Dat onderscheid wordt ook zo beschreven in de officiële uitleg van AFAS over connectoren. Voor een webshopkoppeling heb je vaak beide nodig, maar niet automatisch voor ieder gegeven. De juiste keuze begint daarom niet bij de techniek, maar bij de vraag welk systeem eigenaar is van orders, klanten, artikelen, voorraad en facturen.
Dat onderscheid voorkomt een veelgemaakte fout: één grote “AFAS-koppeling” ontwerpen die alles in twee richtingen probeert bij te houden. Zo’n koppeling wordt al snel moeilijk te testen en nog moeilijker te herstellen. Een heldere gegevensstroom is kleiner, beter controleerbaar en sluit beter aan op het werkproces.
Wat doet een GetConnector?
Een GetConnector maakt geselecteerde AFAS-gegevens beschikbaar om uit te lezen. Een integratielaag kan die gegevens ophalen, vertalen naar het formaat van de webshop en daar verwerken. Denk bijvoorbeeld aan artikelen, beschikbare voorraad, relaties, prijsafspraken of de status van een order.
De relevante vraag is niet alleen welke velden kunnen we ophalen?, maar vooral waarom heeft de webshop deze gegevens nodig? Als AFAS leidend is voor voorraad, kan de webshop de actuele verkoopbare voorraad uit AFAS ontvangen. Als AFAS leidend is voor klant- of debiteurgegevens, kan een controle vóór het aanmaken van een nieuwe relatie dubbele registraties helpen voorkomen.
Typische leestaken
- artikelen en artikelidentificaties ophalen voor productmapping;
- voorraad per relevant magazijn of voorraadlocatie lezen;
- controleren of een organisatie of persoon al als relatie bestaat;
- nagaan of een verkooporder of factuur al is aangemaakt;
- statusinformatie teruggeven aan webshop of klantenservice.
Een GetConnector verandert op zichzelf niets in AFAS. Dat maakt lezen niet risicoloos: een brede dataset kan traag of onduidelijk worden en verschillende connectoren kunnen hetzelfde begrip anders representeren. Spreek daarom per gegevensset af welke sleutel wordt gebruikt, welke filters gelden en hoe oud gegevens maximaal mogen zijn.
Wat doet een UpdateConnector?
Een UpdateConnector wordt gebruikt om gegevens in AFAS vast te leggen of te wijzigen. Bij e-commerce gaat het vaak om een nieuwe of bijgewerkte relatie, een verkooporder, orderregels of een factuur. Hier telt foutafhandeling zwaarder, omdat een mislukte of dubbel uitgevoerde schrijfactie gevolgen kan hebben voor administratie en fulfilment.
Een goed ingerichte schrijfstroom beantwoordt vooraf vijf vragen:
- Welke gebeurtenis start de actie, bijvoorbeeld een betaalde WooCommerce-order?
- Welke controles moeten eerst plaatsvinden?
- Welke vaste identificatie voorkomt dat dezelfde order tweemaal wordt aangemaakt?
- Welke fouten mogen automatisch opnieuw worden geprobeerd?
- Wanneer moet een medewerker beslissen wat er gebeurt?
Juist bij schrijven is “opnieuw proberen” niet hetzelfde als “dezelfde aanvraag nog eens versturen”. Na een time-out kan AFAS de eerste aanvraag al hebben verwerkt, ook als de koppeling geen bevestiging ontving. Controleer daarom eerst of het beoogde resultaat al bestaat en gebruik een stabiele externe orderidentificatie.
Welke combinatie past bij welke gegevensstroom?
| Proces | Waarschijnlijke richting | Connectorrol |
|---|---|---|
| Voorraad naar webshop | AFAS → WooCommerce | GetConnector leest, webshop-API schrijft |
| Nieuwe webshoporder | WooCommerce → AFAS | GetConnector controleert, UpdateConnector schrijft |
| Bestaande relatie vinden | AFAS → integratielaag | GetConnector leest en vergelijkt |
| Nieuwe relatie vastleggen | Webshop → AFAS | UpdateConnector schrijft na controle |
| Orderstatus tonen | AFAS → webshop of servicedesk | GetConnector leest status |
Deze tabel is een vertrekpunt, geen universeel ontwerp. Een organisatie kan bijvoorbeeld WooCommerce leidend maken voor klantprofielen, terwijl AFAS leidend blijft voor debiteuren en financiële voorwaarden. Leg daarom niet alleen een technische richting vast, maar ook de betekenis van ieder object.
Begin met een connectorinventarisatie
Maak vóór de bouw een inventarisatie per proces. Noteer de bron, het doel, de startgebeurtenis, de benodigde velden, de unieke sleutel, toegestane vertraging en gewenste foutafhandeling. Controleer vervolgens welke Get- en UpdateConnectoren al bestaan en of ze daadwerkelijk de benodigde gegevens en mutaties ondersteunen.
Doorloop daarna één realistisch pad volledig. Neem niet alleen de ideale order, maar ook een bestaande klant, een onbekend artikel, een aangepast adres, een geannuleerde order en een tijdelijk onbereikbaar systeem mee. Daarmee toets je of de connectoren samen een werkend proces vormen.
Meer over de functionele kant staat in onze uitleg over WooCommerce en AFAS koppelen. Wie meerdere systemen rond webshop en fulfilment verbindt, vindt op Yindle Connect de bredere integratieaanpak. De praktijkcase van ForaVida laat zien hoe webshop, administratie en planning als één keten kunnen worden behandeld.
Veelgestelde vragen vóór de eerste bouwsprint
Kun je beginnen met alleen een GetConnector?
Ja, wanneer de eerste waarde uitsluitend uit lezen ontstaat. Een voorraad- of artikelproef kan AFAS-data ophalen en gecontroleerd naast WooCommerce leggen zonder al in AFAS te schrijven. Dat is een bruikbare manier om identiteit, filters en datakwaliteit te bewijzen. Zodra webshoporders of relaties naar AFAS moeten, is voor die mutaties een passende UpdateConnector nodig.
Moet iedere webshopstatus terug naar AFAS?
Nee. Synchroniseer alleen statussen die een administratieve of operationele beslissing ondersteunen. Een tijdelijke presentatie-status in WooCommerce hoeft niet automatisch een AFAS-mutatie te veroorzaken. Maak een statustabel met bron, betekenis, toegestane overgang en gewenste vervolgactie. Zo voorkom je dat cosmetische wijzigingen onbedoeld financiële of logistieke verwerking starten.
Hoe test je connectorrechten zonder productierisico?
Gebruik een afgebakende testset en het minimale recht dat de gekozen stroom nodig heeft. Test lezen, schrijven, een geweigerde actie en een herhaalde opdracht afzonderlijk. Controleer niet alleen de technische respons, maar ook het record dat uiteindelijk in AFAS staat. Leg vóór livegang vast wie connectorwijzigingen mag uitvoeren en hoe een teruggedraaide configuratie wordt herkend.
De kern: lees gericht en schrijf beheerst
Gebruik een GetConnector om alleen de gegevens te lezen die een volgende processtap nodig heeft. Gebruik een UpdateConnector om een afgebakend bedrijfsresultaat vast te leggen. Plaats daartussen validatie, mapping, herkenning van eerdere verwerking en een zichtbaar herstelpad.
Wil je bepalen welke AFAS-connectoren jouw webshopproces werkelijk nodig heeft? Bespreek de gegevensstromen en uitzonderingen met Yindle; dan brengen we eerst het proces in kaart voordat er wordt gebouwd.