Markeer een document als nieuw voor de individuele klant totdat die het bestand daadwerkelijk heeft geopend. Gebruik de publicatiedatum niet als universele grens: een klant die later toegang krijgt, heeft een andere informatiegeschiedenis dan iemand die dagelijks inlogt.
Een rode badge met ‘12 nieuw’ trekt aandacht, maar verliest snel waarde als bekeken bestanden nieuw blijven of oude archiefstukken plots meetellen. Definieer daarom precies wat een weergave is en wanneer het signaal verdwijnt.
Bewaar weergave per gebruiker en document
Yindle Portal kan documentweergaven per gebruiker registreren en op het dashboard tellen welke zichtbare documenten nog geen weergave hebben. Daardoor kan hetzelfde bestand voor klant A nieuw zijn en voor klant B al gelezen.
Noem dit ‘nieuw’ of ‘nog niet geopend’, niet ‘ongelezen’ als het systeem alleen openen meet. Een download of paginabezoek bewijst niet dat inhoud is begrepen.
Kies het juiste meetmoment
Registreer de weergave pas nadat autorisatie slaagt en het bestand of de detailpagina bruikbaar wordt aangeboden. Een mislukte download mag de badge niet wissen. Bepaal ook of een nieuwe versie opnieuw als nieuw verschijnt; meestal is dat logisch wanneer de wijziging relevant is.
Voor documenten zonder versiebeheer kun je een nieuw bestand publiceren. Gebruik een herkenbare titel en leg uit wat het vorige document vervangt, zodat klanten niet twee ‘definitieve’ varianten zien.
Werkvoorbeeld: fictieve hypotheekbegeleider
Advieskantoor Sleutelpad plaatst fictief een algemene procesgids en per klant een persoonlijk adviesoverzicht. Klant Vera opent de gids dezelfde dag; de nieuwmarkering verdwijnt voor haar. Partner Kai heeft hetzelfde dossier maar nog niet gekeken en blijft één nieuw document zien.
Een week later vervangt het kantoor het adviesoverzicht door een gecorrigeerde versie. Beide klanten krijgen een nieuw signaal voor die versie en zien in de omschrijving wat is aangepast. Het systeem noemt het bestand niet ‘gelezen’; alleen de weergave is bekend.
Gebruik een signaalmatrix
| Gebeurtenis | Nieuw tonen? | Toelichting |
|---|---|---|
| Eerste publicatie binnen bereik | Ja | Persoonlijke weergave ontbreekt |
| Bestand succesvol geopend | Nee | Alleen voor deze gebruiker |
| Nieuwe belangrijke versie | Ja | Versie en wijziging benoemen |
| Toegang later toegevoegd | Beleidskeuze | Voorkom tientallen irrelevante badges |
| Download mislukt | Ja | Taak is niet bruikbaar voltooid |
De rij over later toegevoegde toegang vraagt nuance. Markeer alleen stukken die de klant nu nodig heeft, of bied een aparte map ‘archief’ zonder nieuwe badges.
Meet het signaal zelf
Bekijk hoe lang nieuwe documenten ongeopend blijven en of klanten vanuit de badge naar het juiste bestand gaan. Gebruik dit niet als controlemiddel op personen. Het doel is ontdekken of titel, timing en route duidelijk genoeg zijn.
Test met meerdere gebruikers op één dossier, opnieuw gepubliceerde bestanden en ingetrokken toegang. De teller op dashboard, lijst en mobiele navigatie moet overal gelijk zijn.
Vermijd een badge voor elk historisch bestand wanneer iemand nieuw wordt toegevoegd aan een langlopend dossier. Laat de contenteigenaar markeren welke documenten voor een nieuwe gebruiker actief relevant zijn, of begin de nieuwstatus vanaf het moment van toegang. Maak de gekozen regel voorspelbaar.
Een document dat automatisch in de browser opent, mag niet meteen als gezien gelden als de gebruiker eerst een cookiemelding, fout of ontoegankelijke preview ontmoet. Meet bij het punt waarop titel en download daadwerkelijk beschikbaar zijn. Voor belangrijke bestanden kan een aparte bevestigingsactie nodig zijn; verwar die niet met weergave.
Gebruik de nieuwstatus ook niet als bewaarmechanisme. Nadat het signaal verdwijnt, moet het bestand via categorie, datum of zoekterm vindbaar blijven. Voeg een filter ‘nieuw’ toe als gemak, maar bouw de bibliotheek zo dat klanten ook zonder badges hun dossier kunnen begrijpen.
Bij verwijdering of vervanging moet de teller direct worden herberekend. Een badge die naar een verdwenen document leidt, schaadt vertrouwen. Test caching en meerdere sessies, vooral wanneer dashboard en documentlijst afzonderlijke gegevens ophalen.
Leg bovendien uit wat ‘nieuw’ betekent. Een korte tooltip voorkomt dat gebruikers de badge verwarren met een inhoudelijk gewijzigd, verplicht of nog te ondertekenen document.
Bekijk Yindle Portal voor persoonlijke dossiers en documenten. De gids klantportaal maken helpt bereik en beheer uitwerken. Wil je een heldere nieuw-definitie kiezen, bespreek jouw documentstroom met Yindle.